会议筹备方案

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会议筹备方案

为了确保事情或工作扎实开展,就不得不需要事先制定方案,方案是书面计划,具有内容条理清楚、步骤清晰的特点。那么我们该怎么去写方案呢?以下是我帮大家整理的关于会议筹备方案精选7篇,欢迎阅读,希望大家能够喜欢。

会议筹备方案1

一.会议时间: 20xx年xx月xx日xx,会期半天。

二.会议地点: 县人口计生委会议室。

三.参会人员: 县委常委,县政协主席,县人大党组书记;市委驻县组织员,县级理论教员;各乡镇党委书记,分管党务的副书记;县委各部委室校主要负责人,县级部门党组织负责人,纪检组长员;xx中、职中、进修校党组织主要负责人。

四.会议主持 :

五.会议议程:

1.县委常委、组织部长xx总结安排全县组织工作;

2.县委常委、纪委书记xx传达省、市纪委全会精神,总结安排全县党风廉政建设和统战工作;

3.县委常委、宣传部长xx总结安排全县宣传思想工作;

4.县委常委、县政府副县长xx通报xx年度执纪执法部门行风测评结果;

5.颁奖表彰。

1.颁发党的建设单项目标奖xx名一等奖x名,二等奖x名,三等奖x名。

2.对xx年度执纪执法部门行风测评前三名单位文体局、发改委、民政局进行授牌颁奖。

6.县委、县政府与乡镇党委、县级部门党组织签订党风廉政建设责任书;

7.县委副书记、县政府县长xx安排政府系统廉政建设工作;

8.县委书记xx作重要讲话。 会议筹备方案2

一.会议议题 B酒店集团管理公司关于下属16家饭店如何推行新的人事管理和运营模式,交流经验的会议。

二.与会人员

1.和公司有长期良好合作关系的业内几家知名酒店的高管人员,有:香格里拉的酒店经理高昊、天外天酒店的经理王云、新华酒店的经理李好。

2.本酒店的董事长、酒店总公司经理、下属16家酒店的经理。

三.会议日程

四.会议议程

1.B酒店集团管理公司董事长致辞。

2.各合作酒店经理作报告交流合作的经验。

3.各下属酒店代表发言交流经验和人事管理、运营模式。

4.董事长作会议的总结报告。

5.会议主持人致会议闭幕词。

6.会后召开庆祝晚会。 选择会场。 会议的成败与场地的选择有很大的关系。

会议地点的选择要与会议的目的相吻合。所以应根据会议的目的了解会议的实际需求来选择有相应的环境和设施的会场。因为本酒店的交流会议属大型会议,所以选择了下面的会场:

1.本次会议定在B酒店集团管理公司的总部酒店的会议中心;

2.此会议的大小符合会议的规模要求;可容纳50人;

3.酒店地理位置优越,离火车站、飞机场的路途只需半小时,交通发达,公司有专车接送方便与会者的往返;

4.会议中心位于酒店的15楼,都采用落地窗设计,可俯瞰酒店外繁华的城市;会场里一定要有音响:音响能创造激情,能够调节会场的气氛,如果请演员唱歌的话,音响要好,要有调音台、会场要有话筒:台式话筒和无线话筒各一个,领导讲话和技术人员讲话喜欢坐着用台式话筒讲话,培训老师讲课一般站着演讲,用无线话筒、会场一定要有演讲台:体现会议的正规,上面要放茶水和电脑、演讲稿等,演讲台上要有鲜花。 会场要有灯光:避免室内暗淡,特别是天气不好的情况下。

会场要有窗帘:晴朗天气,强光会影响投影仪投影的效果、会议中心内配备适当的会议设备,需要时能够提供技术支持和安全保卫;

5.会议中心属本酒店,因此场地的租赁成本就没有了,只需要花费场地的布置费用。

6.由于会议中心是举办大型会议的场所可能缺少非正式的小规模聚会机会,这是选择该会议中心的缺点。

7.如果与会人员想参加小规模的非正式聚会,酒店还为您提供酒店的专为办聚会的场所。 利用会议中心还应考虑以下事项:

1.提前和管理会议中心的领导进行预订;

2.检查会议室设备情况,如有问题及时解决;检查会议管理人员以及后勤服务人员所在地。

五.会场布置

一.场地布置

1.会场布置的'形式采用礼堂式,可以最大限度地摆放桌椅,容纳较多人。

2.背影墙。 根据会议室的大小制作背影墙,背影墙一般都是大红色为主,因为这样显得很高档,很大气。

背影墙能烘托会场气氛。投影仪要避开背影墙,背影墙是展现公司形象的一方面,如果投影仪挡住了背影墙,就有点喧宾夺主的感觉。所以要根据领导讲话的习惯,关在领导的左侧或右侧,不与背影墙重叠。

3.条幅悬挂。 条幅一定要挂在人们一眼就能看到的正对着门的位置,因为人一进门,首先看到的就是正对着门的那个位置。让参加会议的客人一走进会场就有一个好心情,有一种被尊重的感觉。

4.展架摆放。

会议开始前要把展架尽可能的摆在楼梯过道、会议室门外、会议室后面或报道处,便于人们观看。 会议开始时,要把展架摆放在讲台的两侧。便于参加会议的人员能够清楚的看到主席台。

5.在酒店门口一定要有指示牌,帮助引导各位参加会议的客人能准确的进入会场。

6.音响、话筒、电源插座提前准备到位,音响调节好。无线话筒要有配用电池,相机和摄像机提前充足电,能够让会议圆满召开。

7.主席台布置。

如有参会嘉宾,应设立座次和人员名单,主要嘉宾和会议中心发言人座次在会场的中央。 会议的主持人的座次以会议中央或最里面为宜,便于看清所有的与会者的座次安排。 会议秘书的座次原则上设在会场入口处,方便秘书为会议服务。

与会者的座次,召开某种自由讨论会议的时候,与会者可以自由择座。

二.一般会务用具

1.身份证带有会议特征的身份牌,是举办�。

会议筹备方案范文_会议筹备流程

无论是什麽行业的企业或单位举办会议,单纯站在举办方的立场与角度上看问题,都会面临各种问题。下面我来告诉大家关于会议筹备的方案,欢迎参阅。

会议筹备方案 范文 1

一. 会议时间:20XX年7月15日10:00-11:00

二. 会议地点:二楼办公室

三. 参会人员:张经理、王经理、朱适、段玉红、张帅、李 琴、邱伟恒、刘珍娣、谭玲。

四. 会议主持:张经理、王经理

五. 会前准备工作:

1. 根据领导的会议要求,确定出会议议题。

2. 利用电话、邮件等通讯工具通知参会人员参会时间,地会议流程 策划方案 点,同时告知参会人员会议的名称及内容,以便参会人员整理好相关资料,做好充足的准备工作。

3. 组织各参会人员按时到场,明确自己所在职位的工作职责范围。

4. 制作出会议的各项日程,编排好会议的相关程序,制定出一系列的注意事项,根据这些注意事项作出相对应的应急方案。

5. 会场的布置要充分反映会议主旨,简明扼要,突出重点。

1. 会场要悬挂横幅,横幅上的字要直击中心议题。

2. 会场要安放一台投影仪,以便更好的反映出会议的核心问题,同时用数据的形式更能直观展现出该问题的实质,有针对性的想出一整套的解决方案来解决目前存在的问题。

3. 确定好明确的会场区域后,再对会议桌的摆放形式进行调整。

4. 会场还要对主席台位置做一个明确的设定,在设定好位置后,落实主席台的领导人,再进行一一安排座次,并告知参会人员所在座次的编号,根据编号设置发言席,再设定的发言席上摆放席签、话筒,在开会前期要对话筒进行试音,确保话筒的音质。

5. 还要注意的是会场的环境对会议的开展也起着至关重要的作用。

会场的灯光照明设施,通风效果,录音、录像的好坏直接决定了本次会议的成功与否,因此要对这些设施设备进行细致的检查。

6. 为了让会议的气氛不会显得那么紧张,可以在会场内摆放少量的花,既缓减压力,又烘托气氛。

6. 后勤部门要对参会人员提供一些辅助性的帮助。

比如:水、食宿、用车、医疗保健、安全保卫等。

7. 开展此次会议还要考虑对会议做好会议发言、投票、发奖、集体照相等一系列的准备工作,以确保会议不会因为某些环节而影响会议的正常举行。

8. 把所有会前准备工作做好后再对其进行重新检查一遍,最后向领导汇报工作。

六. 会中的服务与组织

1. 工作人员要提前1小时到会场,仔细检查会场前期的准备情况,确保没有遗漏的环节。

2. 完善签到工作,准确了解参会人员的到场情况,尤其是主席台领导人及发言人是否到齐,对还没有到的参会人员进行二次通知,询问原因,对已到场的参会人员发矿泉水,并进行材料的分发工作。

3. 按照原计划的编排方式让参会人员从前往后依次就座。

4. 后勤部门维持好会场秩序,参会人员提前5分钟进会场就座,与会议无关的人员及时离开会场,并关闭会场大门,在开会期间手机调成震动或静音,不准擅自离开会场,不准接电话,保持会场的安静。

5. 行政人员在开会期间要做好会议记录,写好会议简报。

6. 为了弘扬公司 文化 ,在开会过程中安排专门人员进行现场拍照,会后可将这些图片放至网上,做后期公司文化的宣传,同时为了加深参会人员之间的友谊,对参会人员组织照相。

7. 行政接待人员为参会人员提前预定返程车票、火车票、飞机票等。

七. 会后会场的收尾工作

1. 会议结束后,检查所带工作资料和物品包括会签是否全部带齐。

2. 根据参会人员离开的时间,安排工作人员对参会人员进行护送。

3. 回公司后及时对此次会议做好文件的清退、收集和归档等工作。

4. 为了让此次会议开展的更有意义,可以安排新闻媒体对此次会议进行全方位的报道。 会议筹备方案范文2 一, 明确会议主题 会议主题要明确,经销商会议的目的就是为了订货,因此,会议的主题没有必要取名为假意的“某某经销商交流会,某某厂商联谊会”等,而应该直奔主题,作“某某区域某某品牌订货会”让所有经销商明白厂商召开此次会议的目的就是为了订货,避免让经销商没有订货的心理准备,从而使双方均不满意。

二, 充实会议内容 1, 会议内容要有 教育 性 现今很多品牌的订货会已经流于俗套,找些客户过来听厂商人员进行宣读公司的那些基本情况,然后就吃饭喝酒,让公司业务人员和经销商在酒桌上“酒量即销量”然后就是再进行 其它 活动,以此来拉拢经销商订货。会后,公司算帐,利润不能支撑费用,代理商愁眉苦脸,以后说到经销商会议就是害怕,经销商对代理商的经销商会议也不再感兴趣,因为召开一个订货会除了拿钱去吃喝去订货外,没有其它实际的意义,并且也和代理商一样,看不到利益,学不到东西。因此我认为,在召开订货会的会议内容除了向经销商宣传品牌后,可以更多去选择提高经销商经营管理水平,帮助分析行业发展趋势,指导经销商做出更好的促销方案,言传身教如何向消费推广本品牌产品,并帮助分析竟品的优缺点等等会议题材作为会议的主题。

相信,经销商会对以上题材更有兴趣。 2, 会议主持人要专业。 专业的会议主持人会让会场的气氛轻松,明快,同时也可以让经销商加强公司的专业形象和隆重态度。 3, 会议时间经销商会议策划方案经销商会议的时间段:产品销售旺季前和产品销售旺季后。

会议的时间不能太长也不能太短,应坚持以四个小时为基本原则。 第一个小时重点突出宣传公司品牌和产品的卖点。第二个小时应该请公司经理级人物做会议主题的 报告 发言,同时公布当次会议的突发性政策。

第三个小时应该以文艺性的节目或者以活跃现场气氛为主。第四个小时,以参观会场展览产品并现场订货。 三, 增强会议效果 会前工作主要为:

1.确定订货会的邀请对象,细节之处是尤其要抓住在订货会中起决定作用的人员。

2.确定订货会的主推品项:做为企业产品品项往往不是单一的,因而采取哪款产品作为主推品种,就要对市场进行充分摸底,找出机会点最大的产品,如针对德赛目前的产品中,就要突出差异化产品DS-001学习DVD,充分突出它的卖点。

细节之处是要避免主推的品项过全或促销推广产品无重点。

3.制订主推品项的订货政策:即对主推品项产品采取什么样的促销政策才能合适,才能起到扩大订货量的目的,促销政策不到位也会影响订货会效果,细节在于订货政策的制定。

4.确定订货会的主题:销售产品需要一个理由,开订货会同样也需要一个由头,确定一个主题。

否则平白无的搞促销开订货会会让客户产生防范心理。

5.做好订货会前造势和客户摸底,一方面事前造势�。

会议筹备方案策划方案流程

一.制定大型专业会议的筹备方案

1.确定会议主题 会议主题的确定的主要依据:一是要有切实的依据;二是必须要结合本单位的实际;三是要有明确的目的。

2.确定会议的时间和地点 会议时间包括会议实际进行时间和会议过程中的休会时间。

会议地点选择的重点是会场大小适中,会场地点适中,环境适合,交通方便,会场附属设施齐全。

3.确定会议的规模 会议的规模主要指,会议出席人员正式代表、特邀代表、列席人员、工作人员包括服务人员的总体数量,会议规模由会议的组织者根据实际情况掌握,以严格控制规模为原则。

4.确定会议议程 会议议程包括会议主持,会议典型发言或重点发言、会议讨论、会议讲话、会议总结。确定会议议程的方法主要一是根据到会主要领导的情况,确定会议主持人;二是根据会议的主题,确定会议发言人;三是围绕会议主题,确定会议讨论题目,并根据会议规模,确定讨论方式;四是根据会议拟达到的目的,安排主要领导做好会议的总结。

5.确定会议文件和材料的准备 包括大会的主报告;大会发言单位的材料;会议日程表、参加会议人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论题目和分组讨论地点、作息时间表、会议的参阅文件和相关资料。

6.确定会议组织和分工 这里所指的会议组织主要指会议组织部门和人员落实。包括与会议有关的每项组织工作,每一个工作环节都必须有专人负责,责任到人,并明确任务和要求。会议组织分工包括文件起草和准备、会务组织、会场布置、会议接待,生活服务含娱乐活动安排、安全保卫、交通疏导、医疗救护等。

二.大型会议筹备方案案例 ××市经济工作会议安排方案

1.会议主题: 贯彻落实中央经济工作会议精神。重点是讨论研究全市经济发展的.一些突出问题,分析原因、理清思路、确定重点、提出对策,做好明年的工作。

2.会议的时间、地点: 拟定于×月×至×日4天,在“优.习.网”×招待所召开。

×月×日下午或晚上报到。

3.会议规模:

1.参加会议人员正式代表;

2.特邀代表和列席人员:工作人员含服务人员共计××人。

4.会议议程: 会议由市书记、市长分别主持。

第一天大会由市长主持,听取市部分综合职能部门关于本年度工作总结和贯彻中央经济工作会议精神的具体措施的发言; 第二天分组讨论围绕会议确定的讨论题目进行; 第三天继续分组讨论; 第四天上午继续分组讨论,下午大会由市书记主持会议,市长作会议总结,书记讲话。

5.会议材料准备。

1.大会发言单位材料;

2.会议日程表、参加会议人员名单、主席台座次安排、分组名单分组讨论地点、讨论题目、作息时间表;会议须知等;

3.会议参阅文件。

6.会务工作由市委办公厅、市政府办公厅负责具体分工略。

附:

1.会议通知包括会议材料准备通知

2.会议日程表

3.参加会议人员名单 “优.习.网”注意事项: 方案拟定后,须报经领导审核和批准。方案一经批准,需作下列工作:

1.召集会务工作会议,明确分工。主要分工有:文件起草包括文件准备;会务服务住宿安排生活保障,宣传报到、交通疏导、医疗、保卫等,经费预算。

2.草拟材料准备通知

3.选定会场,并布置会场包括会标

4.准备会议所需用品

5.会议材料准备。

三.领导办公会议和大型会议的组织工作

1.领导办公会议的组织工作 议题安排。对于需要提请办公会议讨论决定的事项,一般应交秘书长办公室主任汇总,集中同有关领导研究后作出安排。会议议题除特殊情况外,应提前两天、重大议题提前十天通知与会人员,有关材料尽可能随通知印发。 会务人员应做好议题的准备工作。

一是平时做好议题的调查、敦促工作,使有关方面早做准备;二是议题多表现为文件提出后,做好阅审协调工作,对不成熟的和需要与有关方面协商的提出意见;三是做好安排方案。这样,才不至于例会已到还无议题,也不至于议题成堆,会议议不了。同时还可避免把不成熟的议题拿到会议久议不定,浪费时间。

发送会议通知。提前印制会议材料与安排会场。在领导确定会议时间和内容后,要及时发出会议通知,明确会议的时间、地点、出席人、讨论议题等内容。

秘书部门要提前打印或复印出会议需要讨论的文件材料,根据要求提前或会上发给与会者。要事先安排布置好会场。办公会议必须有半数以上成员出席方能召开。

会前要做好签到工作,会中作好会议记录,会后要及时撰写会议纪要。 议定事项的催办与反馈。会议议定的事项,可由有关领导主持分解到有关部门落实办理。

也可指定专人负责催办并收集情况,可按照纪要,填写有关事项催办卡片,或派专人调查了解。办理事项及时向有关领导反馈,并按月、季作出总结报告,综合向领导汇报。重要问题可分多次反馈,使领导及时了解办理情况。 会议文件的管理。

办公会议的记录有关文件必须妥善保管,建立严格的管理及查阅批示制度。

2.大型会议的组织工作 召开这类会议有完整的过程与程序,一般可以分为三个阶段。

1.会前准备阶段 会前准备阶段的会务工作主要有: 第一,了解、掌握有关情况,确定会议主题,明确通过开会要解决什么问题。

第二,起草文件材料,组织发言文稿。 第三,确定与会者并发送通知,要把。

会议的准备工作有哪些

会务工作是为会议服务的各种具体事务工作。它包括如下几个方面。

第一,会议预案制定。会议预案即会议筹备方案,预案制定的好坏直接影响会议的质量。会议预案包括:会名、会期、会场、与会者的资格选举、指定、特邀、列席与名单、会议票证、筹备处内部的职责分工及工作人员的调配、会场布置、会议议程,如有选举、发奖、摄影、录像等项,也应列入预案。第二,准备会议文件。会议审议的文件材料的拟议、起草、审阅、印制、分发会前分发或会上分发。

第三,会议通知。会议通知的拟议与分发必须及时。重要会议在发出通知后还要跟踪落实,以了解对方能否如期出席会议。

第四,会前检查。这包括对预案执行情况的汇报检查和现场检查的两种方式。汇报检查主要由筹备工作负责人向会议主持人或主要领导汇报全面的准备情况及存在的问题,重点是会议文件材料。

现场检查重点在于会场的布置和安全保卫工作。第五,会议进行时的具体服务。包括会间制度,如签到制度、候会制度、会议的记录、简报的编写与印发等。

大型集会的现场指挥和特殊情况下的应急措施等不仅要在预案中作为专项列出,还要确定好指挥人员及其指挥标志。第六,会议结束时的会务工作,包括对会议内容的总结,会议纪要的撰写与分发,会议新闻报道或举行新闻发布会、记者招待会等,会务工作总结。此外如代表离会、财务结算、物资清退等各项善后工作。会议有规模大小和时间长短之分。

会议的规模可以从几人到几万人不等,时间也是可长可短,类型也是各种各样,性质也是有所差别,但是会议工作的内容与流程却基本相似。一般的会议工作内容和流程分成三个阶段:会前准备阶段,会议实施阶段和评估总结阶段。会前准备:会前准备就是对会议的事前计划,他是为达到会议的目标而对各种工作任务所做出的系统安排,会前计划一般包括以下内容:会议策划,会议选址,制定营销方案和预算制定。会议策划:

1.策划委员会:策划委员会是一个对会议负有某些责任的团队,通常由主办组织内部成员构成。

制定目标:一个具体的目标并且文字形式落实在书面上。确定人选:确定成员,内部还是外部指派。具体运作:实地场景考察,设计评估,工作记录记录下来以备后期参考。

2.策划方案:会议策划的内容主要包括:邀请谁?实际有多少人出席?有效的会议需要充分的时间,必须考虑节假日等。

会议在哪里举行。会议的明确的目标。会议的具体形式,包括会议的开幕式闭幕式等,具体的会议内容。

2.会议选址:

1.会议地点类型:酒店:一些中小型会议多选择酒店进行。会议中心:会议中心是为大型会议而专门设计的,一般不设置客房和娱乐区。大学:大多数学校都拥有专门的学术报告厅,有些也是对社会开放的。

轮船:轮船,特别是一些游轮,也设置会议设施。疗养院:疗养地也配备会议设施,可以疗养,也可以开会。

2.会议的地点选择会议的地点选择一般要从以下的几个方面考虑。

1.距离和交通情况

2.举办会议的历史

3.住宿的条件

4.地点的收费状况

5.地点的安全因素

5.地点的服务设施是否全面

6.附近的景点,是否能互惠合作等。

3.制定营销方案等市场的宣传对于一个会议的成败至关

1.受众,希望从受众哪里得到什么;明白受众的预期。

2.宣传材料,宣传材料要什么风格。

3.邮寄,参展商需要什么材料,邮寄的成本和反馈率等。

4.广告,在那些刊物上做广告,印刷怎样的广告?请点击输入图片描述

4.预算制定控制会议的预算就相当于掌握了整个会议,预算的第一步就是确认此次会议是盈利还是保证收支平衡。然后是清理费用。费用包括两类,暨固定费用和可变化费用,无论预算多么准确,都会有意料之外的状况发生,总预算应有10%的额外费用。会议实施实施会议方案时,其工作内容包括:参会人员的登记注册,收集相关信息,寻求演讲者,联络场地,必要时解决纠纷等。

会议实施一般包括以下几点步骤

1. 编制会场手册。

2. 设置信息中心提供实时服务

3. 建立指导委员会负责现场的指导工作进行

三.总结和评估会议的总结与评估会议一旦结束,应该立即对其进行评估工作,一般分为3个部分

1.从筹备到会议结束的各项工作总结

2.效益分析和核算成本

3.本项目市场调查

4.客户的互访工作与客户回访,加深与客户之间的关系

5.召开表彰会,感谢相关人员做好感谢工作,致谢会议相关的工作人员以及合作单位等,并将数据提供给媒体等,扩大影响力。

筹备会议的技巧和方法 如何筹备会议

1.确定会议名称,会议名称也就是会议的题目,如“全国卫生工作会议”“全国新型农村合作医疗试点工作会议”等。规范的会议名称一般由三部分组成:一是会议范围,二是会议内容,三是会议性质。

其中会议性质包括“现场会”“启动会”“工作会”“座谈会”“研讨会”等。

2.初定会议步骤,会议步骤包括会议的议程、程序、日程等。议程是会议议题的先后顺序,是会议程序的基础。程序是对会议各项活动,如各种仪式、领导讲话、会议发言、参观活动等,按照先后顺序做出安排。日程是对会议的活动逐日作出的安排,是程序的具体化。

会议的步骤是会议有条不紊进行的保证,一旦经过领导批准,切不可随意变动。

3.草拟会议通知,会议通知一般包括会议的名称、开会的目的和主要内容、会期、会议地点和食宿地点、与会人员、报到的日期和地点、需要携带的材料和数量及材料的打印规格、个人支付的费用、主办单位、联系人和联系电话等要素。会议通知最好由与会议主题相关的人员起草,这样更有利于通知的顺利起草。

报请上级单位批准的会议,报送请示时,要附上会议通知的代拟稿。

4.会议经费预算,会议经费预算开支的项目一般包括与会人员的食宿费、会场的租用费、会标的制作费、会务组和工作人员的房费、胶卷购买和冲洗费用等。如果需要邀请专家学者讲课、作报告,还要将专家的讲课费、交通费和食宿费等预算在内。

5.办理会议报批,重要的会议必须报请领导审批。会议的请示要讲清开会的理由、会议的议程、会议的时间及会期、地点、参加会议的人数和人员级别、会议的经费预算和准备情况等。

6.下发会议通知,会议通知务必经过处室领导审核,主管领导签发。

下发会议通知要专人负责,避免遗漏、错发和重发。下发会议通知应注意两点:一是会议通知下发要及时。下发过早,参会人员容易遗忘;下发太迟,与会人员收不到会议通知,即使收到通知,难于安排手头的工作,也会降低会议的出席率。二是会议通知发出后要抓反馈。

涉及多个部门、内容重要的会议要随会议通知附会议回执,内容包括参加会议人员的姓名、性别、民族、职务职称、联系电话、到会的日期、车次和航班号以及返程的日期、车次和航班号等。会前1~2天还要再次联系,以确保与会人员能够按时参会。

7.准备会议材料,会议材料主要有三种:一是会议文件,包括下发的正式文件、文件讨论稿或征求意见的文件;二是讲话材料,包括领导讲话材料、书面交流材料和会议发言材料;三是会议主持词。在这里笔者重点谈谈如何准备会议主持词,它又叫程序稿,通过主持人在会议期间的讲话来体现会议的程序。

主持词的起草要注意三点:一是要力求文字口语化。因为主持词仅供主持人使用,其他与会人员没有主持词的文字稿,所以文字要通俗易懂,切忌出现晦涩难懂的古诗词,或过分华丽的辞章。二是要注意会议程序的衔接。讲话要承前启后,简明扼要地总结前面发言人的讲话要点,顺理成章地引出下一个发言人。

语言要力求简洁,避免重复和啰嗦,切忌话中套话,使人听不出头绪。三是主持词的内容要提纲挈领,不要有论述性的话语,篇幅不宜太长,以免冲谈会议的主题。

8.选择布置会场,开会要借助于一定的场所。

会场条件的好坏、舒适程度的高低,对与会人员的心理会起到不可忽视的作用,直接影响到会议的效果。因此,要重视会场的选择和布置。会场的大小要根据参会人数的多少来定,还要根据会议的需要考虑会场的设备,如会场的照明、空调、音响、录音、多媒体等设备。

会场的布置是办会工作的一项重要内容,主要有:一是会标的布置。会标应与会议的名称一致,字数要少而精,如“全国卫生工作会议”。二是席位卡的摆放。主席台上摆放席位卡的原则是“左为尊,右为次”。

主席台上就座的人数最好为单数,最主要的领导居中,其他席位卡按照先左后右的顺序分别依次摆放。三是主席台的摆放。一般有两种形式:其一,主席台高于台下的座位。

适用于人数多、比较重要的会议,如报告会、工作会等,会场显得比较庄重、严肃、正规;其二,主席台与其他座位处于同一平面。适用于人数较少的会议,如座谈会、研讨会等,会场显得较随和,与会人员之间的关系显得平等。四是座位的安排。安排座位一般根据会议的性质,如果是座谈会,座位摆成回字形,回字的两边和底边可以多摆放座位;如果是向检查组、检查团汇报情况的汇报会,座位摆成回字形,但是回字的顶部和两边各摆一排座位,底边可多摆放几排座位。

此外还可以根据会议的气氛和会场的本身条件安排座位。

9.明确人员分工,会议的会务人员可分三个小组,一是秘书组,负责会议文件、领导讲话稿等材料的起草、整理会议记录、编发会议简报和会议材料的归档等工作;二是材料组,负责会议材料袋的购买、材料的装袋和分发,以及会议的签到等工作;三是接待组,负责与会人员的食宿安排、会场布置以及工作人员的安排,如礼仪人员、服务人员和摄影人员等,此外还要做好会议经费的预决算工作。

10.会前全面检查,会前的全面检查是进一步落实会议准备工作的重要环节。

会前检查一般分为三个步骤,一是听取会议所有筹备人员的口头汇报;二是到现场实地检查,包括会议材料的准备情况和会场的布置工作;三是针对可能出现遗漏的问题,进一步采取补救措施。会前检查一般要邀请有关的领导亲临现场给予指导。。

会议筹备方案需要包括哪些内容筹备方案是会议的预演,通过想象和策划,将计划全过程形成文字,以便安排布置会议事宜。会议方案的内容一般包括以下内容:a、确定会议名称b、确定与会人员c、确定时间地点。

会议策划前期准备

为了确保会议的成功,我们必须在会前做好充分的准备。会议成功的关键在于会前的精心策划。

会议策划的筹备工作是否深入,可以为会议策划的成功打下良好的基础。为使会议策划工作取得成功,我们应做好以下准备工作。

1.根据会议级别和会议具体情况,选择召开地点,提前预约。安排好会场布置,精心设计细节,准备好会议所需的所有设备,提前摆放,提前做好设备调试和演练,确保会议顺利进行。

2.根据会议的具体需要,我们可以设计会议材料的风格、内容和风格,并提前送到会场。

当会议资料较多时,可按会议计划的顺序进行分发。它们被装订成册,供参与者阅读。此外,如需向与会人员发放纪念品或礼品,应准备好会议资料,放入资料袋,分发给与会人员。

3.在正式会议开始之前,通常会介绍会议的整个过程。一般来说,没有主持人,会有会议组织者介绍会议过程。计划会议一般分为工作汇报、讨论和工作安排。

会议基本流程将组织成正式文件,并作为会议主席信息装订成册。显然,最基本的过程是参与者可以更容易地参加会议。

4.会议通知显然对会议的计划至关重要。

例如,在企业内部会议上,我们可以根据企业的通用通信系统通知与会者。如果企业有外部合作伙伴,我们也可以通过电话、短信或电子邮件通知对方。通知的内容应当简短。说明议程、参会人员、会议时间、地点等,力求简洁明了。

文秘如何筹备会议

导语:会议日程以天为单,是会议各项活动和与会者安排时间的依据,议程依据议题作出顺序计划,是会议所要讨论解决问题的大致安排。下面是让我们了解一下文秘如何筹备会议吧! 会议议程制定

1.列出参与者,明确目标

2.安排议程时间,考虑会议长短和敏感话题

3.确定议程,决定讨论形式和决策方式 日程编制:

1.注意涉及事务的习惯顺序和公司章程的明确规定

2.明确各项安排,用表格形式列出

3.宣读议程

4.将同性质问题集中排列

5.保密性强的议题放置后面 在编制议程时,按轻重缓急的原则处理并详细表示出所需时间 会议讨论形式分为头脑风暴形式和自由讨论形式 议程与日程存在功能上的不同,议程编制在前,一旦确定就不应该再变,但日程可做出相应调整。

会议地点选择要求:

1.交通便利

2.大小与规模相符

3.有良好配置

4.场地不受外界干扰

5.考虑有无停车场所

6.成本必须合理 考虑因素:

1.会议目的形态

2.实质上需求

3.与会者的期望 清单内容包括:

1.所在地区情况

2.会场环境

3.会议地点设施 对会议地点的检查有:

1.检查考虑中的会议场地

2.抽查一个单人间双人间和套房

3.检查会议登记管理服务和后勤部门

4.检查餐厅一般伙食

5.检查电梯服务

6.检查服务项目营业时间了解交通停车设施 中大型会场多采用大小方形,突出主持人注意进退场的方便 座次安排依据职务高低,选举结果是否是正式代表来安排 会议主席位置应该置于远离入口处,正对门的位置 常见排法有:横排法竖排法左右排列法 传递方式:当面告知电话传真书面形式电子邮件 分发过程:准备登记附清退目录装封发出 方法:提前发出签到时发出会中发出现场发出 发布程序:收集筛选加工审核发布 餐饮标准根据会议经费和人员情况决定,就餐方式分自助餐制和分餐制多为自助餐制 嘉宾类型:上级领导政府官员重要客户社会名流潜在贡献人 邀请时注意人数不宜过多,考虑代表性和经济时效,采用宁可邀请,也不排斥的原则 接站人员应在20分钟抵达接站地点 会议资料包括来宾资料,会务资料沟通资料用品分为必备和特殊设备 空调应在两小时前开机预热 会议通用礼仪:文书参会服务迎送礼仪 大部分试听设备操作温度在0-40度 剔除的方法:

1.看来源

2.看标题

3.看正文

4.决定取舍 标题一般反映信息内容与价值 信息分类要求:

1.科学性

2.系统性

3.逻辑性

4.实用性 分类方法:

1.字母分类法

2.地区分类法

3.主题分类法

4.数字分类法

5.时间分类法 分类的依据是信息的特征 归类原则是依信息的不同来源内容时间性质作用进行组织 信息校核原则依信息进一步校核,分析可靠性准确性认定真实性 校核要求:

1.溯源法

2.比较法

3.核对法

4.逻辑法

5.调查法

6.数理统计法 核对法依据最权威资料进行对照分析 逻辑法对信息中表达事实和叙述方法进行分析 数理统计法对信息中的数据定性分析 判断方法:

1.核对

2.计算

3.定性定量

4.逻辑推理 信息传递方向:内向传递外向传递 内向传递形式:

1.信件

2.备忘录

3. 通知 通示

4.传阅单

5.内部刊物 外向传递形式:

1.信件

2.新闻稿

3.发布会

4.声明 信息传递要素:

1.信源

2.信道

3.信宿 信源分原生源和再生源,信宿即信息终点信息的接受者 信件具有凭证作用,便于参考阅读,但费时不便交换看法 备忘录便于查考利用,使用方便,但信息量少沟通慢不便于交换看法 报告针对特定利用者 通知是使用最广泛,频率最高具有很强的时间性 内部刊物介绍公司动态,业务进展沟通上下联系员工桥梁 信息传递方法:

1.语言传递

2.文字传递

3.电讯传递

4.可视化辅助物传递 文本是大多数信息的传递形式,表格针对特定标准信息进行展示。

会议前期需要准备哪些东西?

会议前期需要准备:

1.会议场所具体地址提前告知与会人员;

2.会议室桌椅摆放整齐;

3.会议设备:笔记本电脑、投影仪、写字白板、音箱和话筒等;

4.会议资料准备PPT;

5.会议人员座位卡双面;

6.与会人员名单及签到表和笔;

7.水果和水;

8.水果和水。会议是汉语词汇,拼音是huì yì,意思是指有组织、有领导、有目的的议事活动,它是在限定的时间和地点,按照一定的程序进行的。

会议一般包括议论、决定、行动3个要素。因此,必须做到会而有议、议而有决、决而有行,否则就是闲谈或议论,不能成为会议。会议是一种普遍的社会现象,几乎有组织的地方都会有会议,会议的主要功能包括决策、控制、协调和教育等功能。

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